MANUEL DE PROCEDURES DU FONGDD

FORUM DES ONG POUR LE DEVELOPPEMENT DURABLE « FONGDD »
BP : 569Conakry, République de Guinée. Tél. : (224) 625 96 42 98
E. Mail : forumguinee96@yahoo.fr
Site web : fongdd.org

MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
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Conakry, Février 2013

TABLE DE MATIERE
0. AVANT PROPOS 3

PREMIERE PARTIE I : PRESENTATION ET PRINCIPES GENERAUX 4
1.1. BREVE DESCRIPTION DU CENAFOD 4
1.2. STRUCTURATION ET FONCTIONNEMENT DU CENAFOD 7

DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE 10
Chapitre 2.1 Gestion du courrier (départ et arrivée) du CENAFOD 10
Chapitre 2.2 Gestion documentaire du CENAFOD 10
Chapitre 2.3 Gestion des immobilisations et des produits consommables 12
Chapitre 2.4 Gestion des ressources humaines 17

TROISIEMENT III PARTIE : PROCEDURE DE GESTION FINANCIERE 32
Chapitre 3.1 Gestion des achats de biens 32
Chapitre 3.2 Gestion des stocks 33
Chapitre 3.3 Entretien des équipements et du matériel.s commandes 38

QUATRIEME PARTIE : GESTION FINANCIERE 40
Chapitre 4.1 Gestion de la Trésorerie 40

0. AVANT PROPOS

Dans le cadre du renforcement de ses capacités institutionnelle, organisationnelle et opérationnelle, le Forum des ONG pour le Développement Durable « FONGDD» se propose de se doter d’un manuel de procédure de gestion administrative et financière.

L’objectif de ce principe est d’amener les membres et responsables politiques de l’organisation à adopter des dispositions et à prendre des décisions allant dans le sens de l’amélioration des conditions de travail du personnel et le repositionnement de la plate forme dans le contexte socio-économique et politique de la République de Guinée qui a connaît un « bouleversement » important ces deux dernières années.

Il faut souligner que le processus a été amorcé grâce aux soutiens techniques et financiers de…………… à travers le projet ……………….qui œuvre pour la bonne gouvernance et la démocratisation effective en Guinée.

Le travail de mise en place du présent manuel a débuté en juin 2012, dans la région administrative de Faranah avec la facilitation de 01 Consultant.

Le processus de suivi par Mr le Consultant et le FONGDD pour l’élaboration de ce manuel a consisté à :

– la sensibilisation, des membres du Bureau Exécutif du FONGDD de la nécessité d’un meilleur positionnement de la structure sur le plan local, régional et international ;
– la détermination et la négociation des termes de référence ;
– l’identification des acteurs pouvant intervenir dans le processus ;
– la négociation des éléments du plan d’action assorti d’un calendrier précis ;
– la visite des installations du FONGDD ;
– les entretiens individuels par service et par responsable de la structure ;
– la formulation des lettres d’invitation et la mise en place des moyens de prise en charge ;
– l’organisation d’un atelier de diagnostic institutionnel et organisationnel ;
– l’organisation d’un atelier de consolidation des résultats et de détermination des axes de renforcement des capacités des membres du FONGDD ;
– la restitution des résultats par le Consultant requis ;
– l’engagement des responsables du FONGDD à respecter et à faire respecter les conclusions de l’étude ;
– la mise en place, au sein du FONGDD, d’un Comité de suivi de mise en œuvre du plan d’action.

Ce manuel, constitue le cadre de référence de toutes les interventions du FONGDD. Il est en d’autres termes la base fondamentale qui régie la structuration et le fonctionnement de l’organisation. Pour ce dernier motif, son application est forcément conditionnée par son adoption au cours d’une assemblée générale des membres de l’organisation.
Son adoption par l’Assemblée Générale des membres du FONGDD contribuera énormément à l’amélioration des pratiques de gestion administrative et financière de l’ONG.

Il a été élaboré en référence au Code de travail en vigueur en République de Guinée, qui sert de base pour tous les employés et employeurs aussi dans le secteur public que celui du secteur privé.

PREMIERE PARTIE I : PRESENTATION ET PRINCIPES GENERAUX
1.1. BREVE DESCRIPTION DU FONGDD
Le FONGDD est une plate nationale doté d’une reconnaissance légale qui a en son sein 69 ONG nationales et internationales à ce jour, œuvrant toutes dans les domaines diversifiés et exclusifs du développement.
Le FONGDD au delà de ces spécificités, est un cadre d’échanges, d’informations/communications et de renforcement mutuel pour les membres.
Il participe aux côtés des politiques dans la définition des orientations sectorielles en vue de la prise en compte des préoccupations des populations à la base et la mise en œuvre de celles-ci en termes d’accompagnement
Le FONGDD est membre de la plate forme faitière des OSC en Guinée (le CNOSCG), le REPAOC au niveau régional et du FIP au niveau international.
Le FONGDD est crée le 12 février 1996 à Conakry, République de Guinée par des personnes physiques et morales de diverses nationalités.
Le FONGDD est agrée par le Gouvernement Guinéen par Arrêté N° :A/N° 1780/MDDL/CAB/SACCO/2009 du 07 août 2009.

Le CENAFOD a pour mission de participer aux efforts d’auto promotion des populations et des communautés locales par la formation de celles-ci et de tous les agents concernés par ce but.

1.1.1. Le public cible :
– des agents de développement (nationaux et expatriés) ;
– des responsables élus des districts, Communautés Rurales de Développement (CRD) et autres collectivités décentralisées ;
– des Organisations Non Gouvernementales (ONG), des groupements et autres mouvements associatifs à la base ;
– des paysans, agriculteurs et éleveurs (hommes et femmes), peu ou pas lettrés.

1.1.2. Les domaines d’interventions:
Les domaines d’interventions sont nombreux et variés

Pour la mise en œuvre des hypothèses, constamment revues et réorientées en fonction de l’évolution du contexte, des axes d’intervention ont été identifiés à travers les objectifs stratégiques suivants :

– Promouvoir l’Education de base et la citoyenneté, la formation des élus et des populations à la décentralisation et à la démocratisation pour déclencher une dynamique d’auto développement socioéconomique à travers l’alphabétisation et la post alphabétisation, des sessions de formation, des voyages et visites d’échanges ;

– Appuyer le développement institutionnel des organisations de base, dont la taille, l’échelle d’activité, le niveau de formation, permettent d’espérer une prise en main de leur propre développement économique, social et culturel pour une autonomie réelle et une participation efficace à la gestion de leurs communautés ;

– Jouer un rôle moteur dans l’émergence d’une société civile organisée ;

– Mettre en œuvre progressivement une politique de décentralisation institutionnelle qui fera l’objet d’évaluations séquentielles, consolider et valoriser des compétences internes au CENAFOD qui soutiennent notre évolution stratégique.

1.1.3. Les moyens d’intervention du FONGDD :
Les formateurs et animateurs de nos programmes et autres prestations de services ont des profils aussi divers que variés (agronomes, sociologues, économistes…). Ils s’investissent directement auprès des communautés partenaires à la base. Ce qui leur confère des expériences diversifiées que nous capitalisons à travers des ateliers d’échanges et de concertations périodiques.
En plus, nous disposons d’une banque de personnes ressources qualifiées et reconnues. Ce qui nous offre la possibilité de répondre aux différentes demandes de nos partenaires qui évoluent dans des secteurs différents et variés.

Au siège à Conakry, les fonctions sont assurées par :
– la Direction et son secrétariat ;
– le Service administratif et financier ;
– le Service de suivi évaluation des programmes et projets ;
– le Service de développement institutionnel et des prestations de services ;
– le Service d’appui à la production de matériels pédagogiques, à la documentation et à la gestion du bureau ;
– et la Section du secrétariat.

Au niveau régional, les Délégations suivantes sont opérationnelles :
– Basse Guinée, à Conakry ;
– Moyenne Guinée, à Labé ;
– Haute Guinée Est, à Kankan ;
– Haute Guinée Ouest, à Dabola ;
– Guinée Forestière (en perspective).

Des moyens financiers de sources diverses :
– Des subventions aux projets et programmes venant des organismes publics et privés, des dons ;
– Des prestations de service et des frais «symboliques» de participation de nos partenaires à la base.
– Des moyens logistiques, matériels et pédagogiques adaptés au contexte guinéen.

1.1.4. Approche méthodologique du CENAFOD :
Dans ses différentes interventions, l’approche méthodologique choisie par le CENAFOD est essentiellement basée sur les principes de l’auto promotion.

Elle est de ce fait, appropriative et implique le public cible et les autres intervenants dès le démarrage des actions, à travers une démarche cyclique qui va du diagnostic participatif à l’auto évaluation assistée en passant par la restitution, l’auto-analyse, la programmation concertée et l’exécution.
Cette stratégie qui caractérise le CENAFOD s’inspire d’une démarche qui se veut appropriative, permettant de valoriser les compétences locales qui animeront tout le processus d’un développement endogène.
Pour y arriver, nous nous organisons autour du cheminement suivant :
i) Identification de personnes ressources locales (leaders locaux, animateurs villageois) qui vont accompagner l’ensemble du processus d’auto apprentissage et de mise en œuvre des actions de développement ;

ii) Formation et accompagnement de ces personnes ressources dans le diagnostic participatif et dans le renforcement des capacités organisationnelle et institutionnelle des populations cibles ;

iii) Appui dans la mise en œuvre des actions (mobilisation des ressources, alphabétisation, crédit, gestion de micro projets et de l’environnement, bonne gouvernance, la prise en compte du genre dans le processus de prise de décisions et de gestion…) ;

iv) Appui à l’auto évaluation des actions.

L’ensemble de ce cheminement est mis en œuvre en concertation avec des acteurs locaux et institutionnels à tous les niveaux (Préfecture, élus locaux des CRD, quartiers et districts, villages, responsables d’associations et autres partenaires de la société civile et des projets) afin de :

– Favoriser la communication et les échanges et pour bâtir des relations de partenariat réel entre tous les acteurs de développement et un schéma concerté d’intervention d’appui au développement en fonction du contexte d’évolution de la zone ciblée.

– Animer le processus d’accompagnement des acteurs à la base dans l’analyse de leur situation de développement afin d’apporter des appuis nécessaires dans le cadre de l’élaboration des plans locaux de développement et d’investissements. Cela suppose un questionnement des pratiques et une valorisation des savoirs et des savoir-faire existants dans un processus d’apprentissages mutuels (intervenants et bénéficiaires).

– Engager une démarche participative basée sur l’expertise locale par l’animation et la formation de l’ensemble des acteurs concernés par le changement social durable en ayant à l’esprit que le concept de participation est plus significatif qu’un simple apport d’agrégats par les communautés. Il doit prendre en compte l’enjeu d’une quelconque action par les différents acteurs en présence (passifs ou actifs).

– Appuyer la dynamique d’harmonisation des interventions et le développement de l’esprit de complémentarité. Car, la viabilité d’un processus de développement et la pérennité des actions supposent une facilitation des interactions des différents acteurs dans un schéma d’appropriation effective à tous les paliers (de la planification à l’évaluation).

1.2. STRUCTURATION ET FONCTIONNEMENT DU CENAFOD
1.2.1. Généralités :
Pour poursuivre ses objectifs, l’Association CENAFOD s’est dotée d’une organisation basée sur différentes structures et organes. Les rôles respectifs de ses structures et organes sont définis par les textes qui régissent l’Association et son fonctionnement :

– Statuts de l’Association
– Règlements intérieurs de l’Association
– Convention d’établissement entre la Gouvernement de la République de Guinée et le CENAFOD
– Conventions passées avec d’autres personnes morales et en lien avec le CENAFOD (Départements Ministériels, Organisations internationales, Agences de Coopération bilatérales, ONG évoluant en Guinée, ONG Guinéennes).

1.2.2. But et caractéristiques du CENAFOD
Le CENAFOD a pour but de participer à l’autopromotion des populations par la formation de celles-ci et de tous les agents concernés par ce but.
L’Association a pour membre toute personne physique ou morale quelque soit sa nationalité désireuse de contribuer à l’autopromotion des populations.

1.2.3. L’Assemblée générale (AG) :
L’Assemblée générale (AG) des membres de l’Association définie la politique générale du CENAFOD. Elle peut amender les statuts et Règlements Intérieurs (RI) et admettre ou exclure des membres de l’Association.

1.2.4. Les Conseil d’Administration (CA) :
Le Conseil d’Administration est composé de sept membres dont un Président. Il est l’organe de suivi d’exécution des orientations de l’Assemblée Générale.
A ce titre, il approuve le programme d’activités et le budget proposé par le Directeur Exécutif et en assure le suivi.

Le Conseil d’Administration désigne le Directeur Exécutif de l’Association. Le Président ou le Directeur Exécutif représente l’Association dans les actes de la vie civile, il préside aux réunions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale.

1.2.5. La Direction Exécutive (DE) :
Le Directeur Exécutif exécute les tâches de l’Association. Il gère et administre le CENAFOD ; il prend toutes initiatives favorisant son développement et en assure le fonctionnement et la coordination.
Il est responsable de la conduite des négociations avec les organismes extérieurs y compris les bailleurs de fonds.

Le Directeur Exécutif élabore le programme d’activités dans le cadre des orientations données par l’Assemblée Générale ou le Conseil d’Administration et en assure l’exécution.
Il ordonne les dépenses dans le cadre du budget voté par le Conseil d’Administration.
Il a le pouvoir d’embaucher, de licencier le personnel salarié et de fixer les rémunérations, primes et augmentations. Sa rémunération est fixée par le Conseil d’Administration et communiquée à l’Assemblée Générale.

1.2.6. Les activités de formation :
La formation, pour qu’elle soit efficace, doit être adaptée au besoin des bénéficiaires. Le CENAFOD se propose de répondre de façon appropriée au besoin de chaque demandeur. Il privilégie une approche par projet de formation et programmes de formation.

Les activités de formation se répartissent entre les prestations de service et les programmes propres.
Les prestations de service ont permis jusqu’à présent de faire connaître le CENAFOD et vont demeurer un point d’appui important pour le système institutionnel de l’ONG.

Cependant, si on veut mesurer l’impact de nos actions, il serait plus judicieux de privilégier l’approche (par projet et programme). Celle-ci nous permettra de mieux coller la formation aux réalités et aux besoins des bénéficiaires et de mesurer la pertinence de nos stratégies.

1.2.7. Elaboration des orientations et des programmes d’activités :

1.2.7.1. Principes :
Il est indispensable d’élaborer de façon précise les orientations du CENAFOD et d’en préciser la mise en œuvre dans un plan d’action s’étalant sur plusieurs années. Ces orientations sont définies à partir des résultats des analyses du contexte de développement de la Guinée et/ou de la zone d’intervention et/ou mise à jour périodiquement chaque année.
Le Conseil d’Administration vérifie le bien fondé et la cohérence de ces orientations et donne son approbation quand elles sont en accord avec les directives de l’Assemblée Générale.

1.2.7.2. Elaboration des orientations :
Les orientations indiquent de façon argumentée les choix faits au niveau : des publics à former, des domaines et moyens d’intervention, des approches choisies. Ces orientations sont remises à jour chaque fois que les besoins s’en font sentir après une Assemblée Générale.
Un plan d’action sur trois 3 accompagnera ces orientations indiquant les actions à entreprendre pour les mettre en œuvre avec un échéancier.
Après chaque Assemblée Générale, les orientations et le plan d’action sont revus pour tenir compte des nouvelles orientations définies lors de cette Assemblée Générale.

1.2.7.3. Elaboration des programmes d’activités et des budgets :
Lors de l’élaboration du budget annuel, on établit les programmes d’activités qui y sont liées avec des objectifs et des moyens quantifiés.

Le budget rappel le plan d’action et les orientations et le plan d’action et indique comment les programmes s’ensuivent dans leur perspectives.
Dans le budget, on inclut une prévision glissant dans les programmes d’activités pour les 3 années qui suivent l’exercice pour lequel le budget est élaboré.

Tous les 3 mois un rapport d’activités sera fait et classé aux fins d’information du Conseil d’Administration lors des assises.
Un système d’autoévaluation annuelle sera mis au point.
Une évaluation externe sanctionne les trois ans d’activités conformément aux orientations et aux plans d’action.

1.2.8. Stratégie de financement :

1.2.8.1. Les ressources du CENAFOD :
Les ressources du CENAFOD sont composées des :
– Cotisations des membres,
– Contrats de prestations de services de formation ou d’études,
– Subventions reçues d’organismes publics ou privés d’aide au développement et des dons,
– Emprunts éventuels,
– Intérêts ou produits des biens et capitaux appartenant à l’association.

1.2.8.2. Les recettes propres (autofinancement) :
On entend par recettes propres (autofinancement), les cotisations, les frais d’adhésiondes membres, les contrats de prestations de services, ainsi que les recettes de tout autre produit du CENAFOD (vente de fascicules, livrets, etc.).

1.2.8.3. Les principes à observer dans la recherche de recettes propres :
Le CENAFOD n’acceptera pas des activités rémunérées qui l’écartent de ses orientations par simple désir d’accroître son autofinancement.

1.2.8.4. La facturation des prestations de service :
Nous facturons au prix réel de la formation des agents de développement et/ou des membres des structures locales (ONG, groupements paysans, etc.) appuyés par les structures de l’Etat ou les bailleurs de fonds (ONG étrangères, organisations internationales, Agences de Coopération bilatérale…) pour garantir la pérennité financière du CENAFOD.
Les services de l’administration et de la comptabilité établiront une méthode simple permettant de fixer le prix réel. Des réductions de prix à ces organismes ne peuvent être accordées qu’après accord de la Direction Exécutive. Aucun employé ne doit se permettre, sans accord préalable de la Direction Exécutive, de signer des contrats de prestations de services.

Le tableau (indicateurs de coût en GNF) suivant donne des orientations pour la facturation des prestations de service :

N° Public cible Honoraires/Jour Perdiem/jour Véhicule/km Moto/km Frais de gestion (% total
Cadres et agents OP, OB et élus locaux Conakry et capitales régnales Préfect. et CRD Bitumes Pistes Bitumes Pistes
1. Nations Unies et Organisations Internationales 350.000
à
400.000 250.000 à 350.000 100.000 75.000 1.000 1.500 750 700 15%
2. Projets et départements Ministériels 200.000
à
250.000 150.000 à
200.000 100.000 75.000 1.000 1.500 750 700 15%
3. ONG nationales 150.000
à
200.000 100.000 à
150.000 100.000 75.000 1.000 1.500 750 700 15%
4. ONG étrangères 250.000
à
300.000 200.000 à
250.000 100.000 75.000 1.000 1.500 750 700 10%

DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE
Chapitre 2.1 Gestion du courrier (départ et arrivée) du CENAFOD

2.1.1 Courrier départ
La procédure s’applique à tout courrier (lettre, fax, mail) devant quitter le CENAFOD pour un destinataire extérieur.
– Tout courrier officiel du CENAFOD doit être signé par le Directeur Exécutif ou le Délégué Régional et porter le cachet du CENAFOD. Un numéro ou une référence sera également attribué au courrier.
– Tout courrier à transmettre doit être enregistré dans le registre « courrier départ » ou « fax départ » s’il s’agit d’un fax avant sa transmission par la Secrétaire.
– Elle inscrit : (i) le numéro attribué au courrier, (ii) la date de départ, (iii) le destinataire, (iv) l’objet, (v) les observations éventuelles.
– Une copie de chaque courrier doit être conservée au Secrétariat qui tiendra un chrono « courrier départ » et un chrono « fax départ » à cet effet.
– Le courrier fax sera archivé éventuellement avec le rapport de transmission délivré par le télécopieur.
– Le courrier arrivé e-mail doit être également classé et archivé.

2.1.2 Courrier/arrivée.
La procédure s’applique à tout courrier reçu au sein de l’organisation (CENAFOD) :

– Tout courrier reçu doit être enregistré par la Secrétaire dans le registre « courrier /arrivée » ou dans le registre « fax arrivé » s’il s’agit d’un fax ou « e-mail arrivé » s’il s’agit d’un e-mail
– Elle inscrit : (i) la date d’arrivée, (ii) la date et le numéro de la correspondance, (iii) l’expéditeur, (iv) l’objet, (v) le destinataire.
– La Secrétaire appose le cachet « courrier arrivée » sur le courrier et inscrit : (i) la date d’arrivée, (ii) le numéro interne attribué au courrier.
– Le courrier reçu doit être transmis au Directeur Exécutif ou au Délégué qui l’affecte au destinataire après en avoir pris connaissance.
– La secrétaire distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de transmission dans lequel les intéressés émargent pour acquitter la réception effective du courrier.
– Une copie du courrier est conservée au secrétariat dans le chrono « courrier arrivée » ou « fax arrivée » s’il s’agit d’un fax.
NB :Un chrono « Départ « et « arrivé » est ouvert pour les courriers DHL ou UPS ou EMS.
Chapitre 2.2 Gestion documentaire du CENAFOD
La gestion documentaire du CENAFOD repose sur un système de classement numérique, elle concerne essentiellement : les documents de formation produit (livrets) par le CENAFOD, les PV de réunions, les Plans stratégiques, les documents constitutifs (statuts, règlement intérieur, les copies de l’agrément…), les revues reçus d’autres institutions nationales et internationales, les documents de programme ou projets (plans d’action, rapports…).
La procédure s’applique à tout document reçu au sein de l’organisation (CENAFOD), elle consiste :
– A enregistrer par la gestionnaire dans le registre ouvert à cet effet tous les documents part ordre de classement établi.
– Elle inscrit : (i) numéro d’entrée, (ii) date d’entrée, (iii) l’auteur, (iv) titre du document, (v) l’éditeur,(vi) lieu, (vii) date d’édition, (viii) année d’édition, (ix) observation.
Plan de classement des documents :

A. Organisation
1.1.1 Statuts et règlement
1.1.2 Acte de reconnaissances officielles
1.1.3 Liste des membres / organigramme
1.1.4 PV de réunions du CA
1.1.5 PV de réunion du BE
Autres…

B. Activités programme – projets

1. Programmes et projets
2.1.1 Bassin versant
2.1.2 Programme de Gestion des Ressources Naturelles (PGRN)
2.1.3PADEG
2.1.4 GIGED
2.1.5Centre d’Appui aux Organisations Paysanne Agricoles (CAOPA)
2.1.6 Programme d’Appui aux Communautés Villageoises (PACV)
2.1.7 PADER-HG
2.1.8 Programme Participatif de Développement Rural-Haute Guinée (PPDR-HG)
2.1.9 Programme d’Appui aux Activités Economiques des Femmes (PAAEF)
2.1.10 Développement et paix
2.1.11 Projet Faisons Ensemble…
2.1.12 Programme de Développement Social Durable (PDSD)
2.1.13 Projet d’Appui à la Promotion et au Renforcement de l’Assistance Sociale en Guinée
2.1.14 Projet d’Appui à l’Association des Jeunes de Kakimbo, etc.

C. Documentation
La gestionnaire doit mettre en place des fiches : pour les besoins de lecture interne. Elle comprend : (i) titre du document, (ii) auteur, (iii) cote, (iv) emprunteur, (v) date, (vi) signature et pour les prêts une fiche comprenant : (i) titre du document, (ii) auteur, (iii) cote, (iv) emprunteur, (v) date, (vi) adresse et (vii) signature.

1. Revues et livres reçus
3.1.1 AGRIPROMO
3.1.2 Education des adultes, etc.

2. Livrets produits
4.1.1 Alphabétisation
4.1.3 Citoyenneté
4.1.4 Citoyenneté en milieu scolaire
4.1.5 Citoyenneté dans les OSC
4.1.6 Décentralisation en Guinée
4.1.7 Vie associative et leadership
4.1.8 Comptabilité simplifiée dans les collectivités décentralisées, etc.

Chapitre 2.3 Gestion des immobilisations et des produits consommables
2.3.1 Immobilisation acquise par le CENAFOD
Sont considérées comme immobilisation tout matériel ou équipement (bien tangible) remplissant les trois conditions suivantes :
1) le CENAFOD en a le titre de propriété
2) le bien ou le matériel a une durée de vie supérieure ou égale à un an
3) la valeur de chaque unité est supérieure ou égale à l’équivalent en FG de US $ 50 ;
NB : Toutes les trois conditions doivent être concomitamment remplies. Ne sont pas considérés comme immobilisation les biens dont la valeur d’acquisition est inférieure à US $ 50.

Sont concernées de par leur nature les biens suivants :
– les constructions
– les véhicules
– l’équipement et le mobilier de bureau (bureaux, armoires, ordinateurs, etc.)
– l’équipement et le matériel
– le matériel agricole, etc.

Quelle que soit la procédure retenue, elle doit permettre de répondre aux objectifs suivants :
– identification précise des biens par la définition d’une nomenclature (numérique ou alphanumérique)
– réalisation périodique d’inventaire physique
– renouvellement optimal des biens.

Les procédures de gestion du patrimoine comportent plusieurs phases :
(i) l’acquisition, (ii) l’utilisation, (iii) l’entretien, (iv) l’inventaire, (v) la sortie du patrimoine.
Les biens susvisés peuvent être repartis en deux grandes catégories :
– les immobilisations qui sont des biens durables ;
– les consommables qui sont détruits au moment de leurs utilisations.

La catégorie des immobilisations peut être subdivisée en trois sous catégories :
– les biens immeubles ;
– les véhicules ;
– les biens meubles.
L’intérêt de cette classification est de permettre la création d’une nomenclature homogène des biens.
Le patrimoine doit être géré sur des supports désignés sous les appellations de registres ou de fichiers.

2.3.2 Acquisition de biens
La procédure de suivi est déclenchée depuis le lancement de la commande auprès du fournisseur.
Les biens sont acquis conformément à la procédure des achats (cf. achats de biens et service).

L’information d’acquisition est donnée par :
– le retour du bon de commande
– par le bon de livraison (ou de réception) du fournisseur
– la facture du fournisseur.

2.3.3 Création de dossiers d’immobilisation
Un dossier d’acquisition doit être ouvert pour collecter une copie de toutes les pièces justificatives relatives au bien :
– le bon ou la lettre de commande
– le bordereau de livraison du fournisseur
– le bon de réception
– la facture du fournisseur
– la fiche de coût de revient

pour les véhicules :
– la carte grise
– la copie des documents d’assurance, etc.

L’acquisition des biens immeubles étant assez rare dans le cadre des organisations, la procédure est simplifiée comme suit :
L’immeuble rentre dans le patrimoine de l’organisation à la date de la réception provisoire constatée par un procès verbal par l’agent chargé du suivi et du contrôle technique des travaux.
Le dossier de la construction doit comporter une copie de toutes les pièces justificatives:
– l’avis d’appel d’offre et les offres
– les décomptes des travaux
– la fiche de prix de revient du bâtiment
– les cautions éventuelles demandées à l’entrepreneur
– les copies de moyens de paiement
– les rapports de contrôle d’exécution des travaux
– le procès verbal de réception provisoire
– le procès verbal de réception définitive
– l’inscription sur le registre foncier.

2.3.4 Attribution d’un numéro d’identification
Il est ouvert un registre de biens qui enregistre chronologiquement toutes les entrées des immobilisations.
Chaque bien reçoit un numéro d’identification préalablement codifié et qui devrait contenir les renseignements suivants :
– l’année d’acquisition
– la source de financement
– le numéro chronologique dans le registre.
La codification des biens devra tenir compte des renseignements ci-inclus.
L’année d’acquisitionmentionnée par le millésime : exemple les acquisitions de 2000 seront signalées par le code 08 et ainsi de suite.
La source de financement doit être codifiée par bailleur de fond :
– 0 : Ressources propres,
– 1 : Autre,
– Vient enfin le numéro chronologique qui comporte 3 chiffres.
Ainsi le numéro d’identification suivant : 00|1|010
Fournit les renseignements suivants :- 00 : année d’acquisition 2000,- 1 : financement Autre, – 010 : numéro chronologique 10 sur le registre.

L’attribution du numéro d’identification entraîne la création d’une étiquette métallique ou plastique qui devra être collée ou fixée sur le bien sous la responsabilité du Responsable des Services.
Le gestionnaire veillera à ce que ce numéro soit reporté sur le registre des biens meubles.

2.3.5 L’inscription dans le registre
Le registre des immobilisations (qui peut être un logiciel) est tenu au siège et au niveau des délégations mais une fiche d’immobilisation sera créée en même temps que son inscription dans le registre.

La fiche qui sera, de préférence, cartonnée suit l’immobilisation dans son lieu d’utilisation.
Le fichier d’immobilisations est tenu par le Responsable des Services.Les renseignements fournis par le registre sont les mêmes que ceux qui sont fournis par la fiche d’immobilisation :
– le numéro d’identification du bien
– la date d’entrée du bien dans le patrimoine
– la désignation du bien
– les références de la fiche de coût de revient
– la marque
– le type
– le numéro de la plaque minéralogique pour les véhicules, motos, etc.
– le numéro de série
– le nom du fournisseur
– le service utilisateur
– le prix d’acquisition
– les références de la PJ
– la date de sortie du patrimoine
– le prix de cession
– le mode de session.

Concernant les bâtiments sont inscrites dans ce registre doit comporter les informations suivantes :
– la référence interne du bien
– la date de réception provisoire
– la date de réception définitive
– la désignation du bien
– les caractéristiques du bâtiment
– la valeur du bâtiment
– le nom de l’entrepreneur
– etc.
Le numéro d’identification chronologique du registre des immobilisations doit être inscrit de manière indélébile sur le bien de manière à pouvoir l’identifier dans la liste des immobilisations de l’organisation.
Quant aux bâtiments, sa référence peut se faire par l’apposition d’une petite plaque sur ledit bâtiment et comportant : (i) l’année de la construction, (ii) la source de financement, (iii) le numéro d’ordre dans le registre des biens.

On peut également y associer les références de l’inscription foncière.

2.3.6 L’utilisation des biens

Principes fondamentaux
Les seules personnes habilitées à autoriser les utilisations de biens d’équipement sont exclusivement le Directeur Exécutif ou son intérimaire.

L’utilisation de certains biens ne présente aucune particularité à partir du moment où ils ont été affectés par les personnes autorisées. Il s’agit des meubles de bureaux :
– tables
– bureaux
– chaises, fauteuils
– etc.
D’autres biens, au contraire, exige un suivi très rapproché si l’on veut assurer une durée de vie raisonnable à ces biens ; il s’agit :
– des véhicules
– du matériel informatique
– des photocopieuses, etc.

2.3.7 Contrôle et suivi des immobilisations :

– Contrôler et suivre l’utilisation des immobilisations du CENAFOD ainsi que leur entretien.
– Cette procédure s’applique à toutes les immobilisations du CENAFOD autres que les véhicules.

Les règles de gestion :

– Chaque immobilisation doit porter le nom de CENAFOD et un numéro d’identification et le nom du projet qui a financé.
– Le Gestionnaire veille à l’entretien régulier des immobilisations acquises.
– Le Gestionnaire veille au renouvellement des polices d’assurance souscrites.
– Un inventaire physique des immobilisations est effectué conformément aux prescriptions dumanuel.
– Un rapport d’inventaire documentant le rapprochement entre l’inventaire physique et l’inventaire théorique fait annuellement par le gestionnaire.

2.3.8 Sortie du patrimoine du CENAFOD :

La procédure s’applique aux immobilisations sorties du patrimoine du CENAFOD :

– Les immobilisations peuvent sortir du patrimoine du fait d’un vol, d’une destruction, d’une cession (après avis de la Direction Exécutive).
– En cas de vol ou de destruction, un procès verbal doit être établi par la police ou l’utilisateur.
– Une cession d’équipement ne peut se faire que sur approbation du Directeur Exécutif de l’ONG.
– Le fichier des immobilisations doit être mis à jour par le Gestionnaire de bureau du CENAFOD pour prendre en compte les mouvements intervenus.

2.3.9 Inventaire des immobilisations :
– Inventorier physiquement toutes les immobilisations du CENFAOD.
– La procédure s’applique en fin d’exercice annuel et concerne uniquement les immobilisations.
– L’inventaire est effectué dans la dernière quinzaine de l’exercice (à partir du 15 décembre).
– L’inventaire porte sur tous les biens meubles et immeubles appartenant au CENAFOD : matériel, mobilier, bâtiments.
– Les méthodes à appliquer comprennent le mesurage, le décompte, le pesage physique ou autre méthode appropriée.
– Tous les mouvements d’immobilisations sont arrêtés ou enregistrés dans un registre spécial le cas échéant et communiqué à l’équipe d’inventaire.
– Les rapports de prise d’inventaire sont transmis au Chef de projet au plus tard le 31 décembre qui, à son tour, les transmet au comptable avec ses observations pour exploitation.
NB : les opérations à réaliser reposent sur : (1) Constitution des équipes ; (2) préparation de l’inventaire et ; prise d’inventaire.

En résumé, la procédure repose sur :
La constitution de l’équipe : (a) l’Equipe d’inventaire ; le comptable, le gestionnaire de bureau, les secrétaires ; (b) les délégués ; le Responsable Administratif et Financier.

La préparation de l’inventaire : nettoie les lieux de stockage et leurs alentours, centralise tous les stocks non consommés au cours de l’exercice, procède à un rangement correct de tous les biens à inventorier afin de faciliter le comptage par l’équipe d’inventaire, fournit tous les documents et pièces comptables justifiant les mouvements d’immobilisations au cours de l’exercice, fournit les listings des immobilisations.

La réalisation de l’inventaire :arrête les fiches de stock au 31 décembre après contrôle et comptage physique, procède à l’inventaire exhaustif des immobilisations, remplit les fiches d’inventaire en doubles exemplaires, dresse un procès verbal d’inventaire faisant le rapprochement entre l’inventaire physique et l’inventaire théorique et ventile les fiches d’inventaire comme suit :
– un exemplaire à la Comptabilité ;
– un exemplaire au Responsable Administratif et Financier.

2.3.10 Principes d’utilisation des véhicules :
Contrôler et suivre l’utilisation des véhicules et leurs consommations de carburant ainsi que leur entretien.
Cette procédure s’applique à tous les véhicules de l’ONG CENFAOD.

Chaque véhicule sera muni d’un cahier de bord avec des cadres comprenant les rubriques des véhicules :

– Les véhicules doivent porter le nom du CENAFOD et être utilisés dans le cadre des activités pour lesquelles ils ont été achetés.
– les véhicules du CENAFOD assurent le transport du personnel pour les activités des projets, les activités administratives, les prestations de service, les ateliers d’échange… (à Conakry ou à l’intérieur du pays). Tout déplacement à titre personnel est facturé.
– Chaque chauffeur détient des fiches de bord. Ces fiches permettent le calcul du Kilométrage effectué.

Elles sont conçues comme suit :

– Les points de départ et d’arrivée, la raison de déplacement, les kilométrages de départ et d’arrivée, les heures de départ et d’arrivée, le nom de la personne et sa signature
– Les chauffeurs reçoivent des tickets pour le carburant. Les tickets sont donnés en fonction du Kilométrage du véhicule. Le carburant est donné sur la base de 15 litres au 100 km. Le Comptable et le gestionnaire de bureau du CENAFOD veillent à l’entretien régulier et préventif des véhicules tel que prévu par le Constructeur.
– Toute panne ou tout dysfonctionnement constaté sur un véhicule doit être porté à la connaissance du Comptable et du gestionnaire de bureau.
– Tous les mois, le Comptable fait relever le kilométrage ainsi que les consommations de carburant à partir des livrets de bord des véhicules.
– La Comptable veille au respect des dates de renouvellement de polices d’assurance et visites techniques.
– Une copie des pièces (assurance, carte grise, etc..) de chaque véhicule est conservée par le Comptable dans un dossier tenu pour chaque véhicule.
– Le plan comptable permet de suivre distinctement les coûts relatifs à la consommation de carburant et aux travaux de réparation de chaque véhicule.
– Le transport d’une tierce personne dans les véhicules doivent faire l’objet d’une approbation du Directeur Exécutif ou son Délégué Régional après remplissage du document y afférent.
– La tierce personne transportée doit lire les conditions stipulées dans le document et le signer avant l’approbation du Directeur Exécutif.
Chapitre 2.4 Gestion des ressources humaines

2.4.1. Pouvoir de décision concernant le personnel :

Nomination :
Le Directeur Exécutif est nommé pour une période de cinq (5) ans par le Conseil d’Administration sur proposition du Président.
Son mandat est renouvelable pour la même période.

2.4.2. Les statuts du personnel.

Les statuts du personnel contient les règles d’embauche, de classement, de promotion, de renvoie, les règles en matière de salaire y compris la grille salariale, les règles en matière de congés et d’absence…
Il s’agit de donner au personnel une référence écrite et objective en accord avec le Code du travail de la République de Guinée.

Les règles de modification de statuts sont les mêmes que les règles d’élaboration ci-après :

Règles d’élaboration et de promulgation :
– Les statuts sont élaborés par le CENAFOD après Consultation du personnel.
– Les statuts sont promulgués par le Directeur Exécutif du CENAFOD après consultation du Conseil d’Administration.

Principes devant être respectés par les statuts du personnel :
Les dispositions des statuts du personnel doivent respecter les présentes règles et procédures :
– Tout recrutement fait l’objet d’un contrat de travail ou lettre d’engagement,
– L’engagement des cadres fait l’objet d’un contrat à durée déterminée d’un an incluant la période d’essai légal.
– Ce contrat peut être soit renouveler tel quel soit remplacer par un contrat à durée indéterminée, suivant ce que permet le Code de travail.
– La classification du personnel doit être prévue sur une grille objective et claire.
– Le niveau des rémunérations du personnel est fixé en tenant compte du niveau général des salaires en Guinée et en particulier des salaires pratiqués dans les organisations similaires.
– Les salaires tiendront compte des exigences de sobriété des organisations à but non lucratif et ne seront donc pas habituellement à ceux donnés par les grandes sociétés à but lucratif ou les organisations internationales publiques. Mais, ils doivent être décents pour permettre à l’employé de se consacrer entièrement à son travail.

Le CENAFOD, étant une Organisation Non Gouvernementale et à but non lucratif contribue à la promotion de l’emploi des jeunes et à la consolidation de toute structure animée par cet objectif. Mais, ne peut s’engager à garder en son sein un nombre de personnes qu’elle ne peut supporter financièrement.

2.4.2. Mode de recrutement du personnel
Le recrutement du personnel se fera en fonction des besoins de l’organisation en ressources humaines. Cependant, des possibilités sont offertes aux jeunes universitaires et autres diplômés pour des stages de formation ne pouvant excéder une durée de six mois. Exception faite au stagiaire « greffé » à un projet.

Le mode opératoire obéît à la démarche ci-après :

– Organisation et gestion des appels à candidature
– Mise en place d’une commission ou comité de sélection
– Négociation avec les candidats retenus
– Elaboration et gestion des contrats.

NB : Le Service Administratif est entièrement responsable de la gestion des contrats et de l’évaluation annuelle de tout le personnel du CENAFOD. Il est à préciser que la validation des contrats est subordonnée à la signature effective du Directeur Exécutif.

2.4.2.1Conditions préalables de recrutement

La sélection des candidats s’effectue en plusieurs étapes chacune a pour objectif de révéler les aptitudes et les inaptitudes des postulants.

Cette étape de la gestion du personnel comporte trois phases :
• expression du besoin et définition du profil du poste
• la sélection des dossiers
• test et l’embauche
• la création des dossiers du personnel
1. Expression du besoin et définition du poste à pourvoir
Elle commence par l’expression d’un besoin en personnel par un responsable du service intéressé. Le profil du candidat recherché, doit être précis et clairement défini.

La définition du profil de poste consiste à définir les critères suivants :
– les tâches à effectuer
– les qualifications requises en termes de : Formation, connaissance techniques (en informatique, des langues locales et internationales, permis de conduire etc…)
– personnalité
– l’expérience professionnelle
– autres points important relatif au poste.

2. Sélection des dossiers
A partir de la définition du profil du poste, faire une large diffusion de l’offre d’emploi (un communiqué radiodiffusé, insertion publicitaire dans les journaux les plus lus de la place, Universités et écoles professionnelle, ONG nationales et internationale, système des Nations Unies etc.), recevoir les candidatures des postulants accompagnées de leurs curriculum vitea.

3. L’examen des références
La valeur d’un individu dépend de ses antécédents (formations et expériences professionnelles), révéler par divers documents.
Un jury de sélection doit être mis en place. Le jury prépare les questionnaires, formulaires d’entretien, et tous les critères de sélection sur la base des dossiers demandés par le CENAFOD. Ces dossiers comprennent entre autres :
• Le curriculum vitea (doit retracer l’historique de la vie professionnelle et scolaire du candidat)
• La lettre d’accompagnement du curriculum (présente la candidature de la personne, elle doit être écrite à la main du candidat, elle révèle outre son niveau culturel, des traits de caractères : vocabulaire, style, étude graphologique)
• Les certificats de travail, fournis par les anciens employeurs permettant le contrôle partiel du curriculum vitea
• Les diplômes sont un moyen d’apprécier le niveau culturel du candidat. Mais ils n’indiquent guère une qualification professionnelle, hormis les diplômes de l’enseignement technique.

4. Tests et embauche

Test
Les tests consistent à établir le profil du candidat dont la confrontation avec le profil du poste de travail permet de décider :
– l’embauche
– l’embauche, avec une formation complémentaire
– l’orientation vers d’autres postes de travail.

Les tests au CENAFOD renseignent sur les aptitudes et les comportements :
– tests physiologiques
– tests psychologiques
– tests d’intelligence (compréhension d’un problème)
– tests de caractère : honnêteté, centre d’intérêt, tempérament, volonté…
– une enquête de moralité doit se faire pour les candidats présélectionnés
– Les résultats (Admis + liste d’attente) doivent faire l’objet d’un procès-verbal qui sera signé par le jury de sélection des candidats et soumission des résultats au DE pour décision finale avant la publication des résultats définitifs.
L’entretien, dans de nombreux cas, complète ou remplace les tests pour détecter la personnalité, les motivations du candidat, et son adéquation à l’emploi.

L’essai professionnel, pour les emplois exigeant une qualification précise, l’essai professionnel préalable à l’embauche est effectué auprès du futur supérieur hiérarchique du candidat. L’appréciation du chef est décisive, si elle est défavorable. Par contre, si elle est favorable, le candidat ne sera embauché qu’au terme d’investigations complémentaires.

5. Embauche

La classification à l’embauche est fixée par le Directeur Exécutif conformément à la classification du poste à pourvoir.

Conditions préalables à la signature du contrat
D’une part, à l’acceptation préalable du candidat et contenu des clauses du contrat, confirmée par le retour à l’employeur des deux exemplaires des dites clauses paraphées à toutes les pages et dûment signées avec la mention « lu et approuvé« . Un exemplaire est retourné à l’employé après signature du DE.

Le CENAFOD dispose trois types de contrat, à savoir le contrat de prestation pour des emplois dépendant d’un financement à courte durée ou dont le budget ne couvre que six mois d’activités, le contrat de travail à durée déterminée (deux ans au maximum) et à durée indéterminée. Le contenu de ce deux doit comprendre au minimum les éléments suivants :
1) Les parties au contrat
2) La durée du contrat
3) La date d’effet
4) L’objet du contrat
5) Le lieu d’affectation
6) Les conditions de mobilité
7) Les conditions de rémunération (salaire, indemnités, heures supplémentaires)
8) La période d’essai
9) Les conditions de ruptures du contrat (démission, licenciement, préavis etc.)
10) Les horaires de travail
11) Les congés, absences
12) La confidentialité
Cette liste n’est pas exhaustive et l’ordre des différents points peut être changé. Ces différents points doivent être revus par l’avocat conseil du CENAFOD pour l’adapter aux dispositions de la réglementation en vigueur en République de Guinée.
D’autre part, à la production au plus tard dans les deux mois qui suivent la réception par l’employé de sa lettre d’engagement, des pièces énumérées ci-après sont demandées :
– Un extrait d’acte de naissance,
– Un certificat de résidence,
– Une copie de la carte d’identité ou passe port,
– Quatre photos d’identité,
– Un certificat de nationalité,
– Une copie d’acte de mariage et les actes de naissance des enfants de moins de 18 ans.

Délai d’engagement
Le CENAFOD dispose d’un délai de 30 jours francs à compter de la date de remise des pièces énumérées ci-dessus pour confirmer ou infirmer l’engagement.

L’engagement définitif de l’employé est subordonné à l’accomplissement d’une période d’essai de trois mois pour les cadres et d’un mois pour les autres employés. Pendant cette période, les deux parties ont la faculté réciproque de rompre le contrat sans indemnité ni préavis.

La période d’essai ne peut être renouvelée plus d’une fois.
La fin de la période d’essai est sanctionnée soit par :
– un essai satisfaisant Titularisation
– une prolongation d’essai Renouvellement
– un essai non satisfaisant Fin du contrat.

L’accueil du nouveau postulant
A l’embauche et pour permettre une intégration rapide et parfaite du nouveau travailleur, un guide d’orientation contenant des informations de base lui est remis au cours de l’entretien avec le Responsable du personnel et son supérieur hiérarchique direct.

Le guide d’orientation devra comprendre au moins :
– la lettre de bienvenue du Directeur Exécutif
– les documents présentant Le CENAFOD
– les Statuts du personnel
– le Règlement Intérieur
– le manuel des procédures Administratives financières et comptables
– le Rapport Annuel d’activités

Responsable du personnel devra présenter l’organigramme et expliquer le fonctionnement de l’organisation faire un expose général sur le CENAFOD : sa vision, mission, son organisation, ses activités, son fonctionnement, ses statuts, son règlement intérieur.

6. Création du dossier du personnel
Le dossier du personnel doit être composé des éléments suivants :
– Un extrait d’acte de naissance
– Un certificat de résidence
– Une copie de la carte d’identité ou passe port
– Quatre photos d’identité
– Un certificat de nationalité
– Une copie d’acte de mariage et les actes de naissance des enfants de moins de 18 ans.

2.4.2.1La gestion courante du personnel

Pendant son séjour au sein de l’organisation, l’administration du personnel va consister aux tâches suivantes :

1. La rémunération du travailleur
Les basses de rémunération du travailleur telle que prévue dans le statut du personnel doit être conforme à son contrat.

On fixe normalement un premier salaire pendant la période d’essai et on le révise à la fin de cette période d’essai.

2. Classement hiérarchique :

Règles générales de fixation de coefficient :
L’affectation à l’intérieur du cadre hiérarchique se fait à l’embauche selon le degré de responsabilité, de compétence (diplôme), de capacité et des emplois précédents (expériences). Le contrat mentionne obligatoirement le coefficient hiérarchique de la grille.

Ancienneté :
Les services accomplis dans la spécialité avant l’engagement au CENAFOD peuvent donner lieu à un positionnement préférentiel dans le choix entre plusieurs candidats. Dans ce cas, l’employeur est le seul juge. Après l’engagement au CENAFOD, l’ancienneté se traduit par le passage d’un échelon supérieur sans s’appuyer sur la notion de salaire minimum de la catégorie.

Règles d’avancement au mérite :
L’avancement au mérite est distinct de l’ancienneté s’il se traduit aussi par une augmentation d’échelon à l’intérieur d’une catégorie. L’avancement est directement lié aux résultats de l’évaluation du personnel.

3. Salaires de base indiciaire :
Le salaire de base indiciaire est obtenu en multipliant le coefficient hiérarchique de la grille salariale par la valeur des points. Ces points sont fixés comme suit :

– 1000 GNF pour les cadres de formation et assimilés,
– 750 GNF pour les agents de formation et assimilés,
– 500 GNF pour le personnel de soutien.

NB : Ils doivent faire l’objet d’une réévaluation en fonction de l’évolution du coût de la vie et des dispositions du CENAFOD. Cependant, il faut noter que certains employés temporaires (à durée déterminée) échappent à ces principes à cause des exigences de certains partenaires financiers. Ainsi, aucune mention de classification ne pourra figurer sur le contrat de travail.

4. Grilles salariales :
– Personnel de soutien
– Agents de formation et assimilés
– Cadres de formation et assimilés.

Pour permettre une évolution harmonieuse de carrière au sein de chacun des services, le CENAFOD s’est doté des grilles salariales. Elles prennent en compte les dispositions fondamentales.
L’objet est de fixer pour le personnel du CENAFOD, les principes et règles de classification et de rémunération de tous les salariés.

Cadres de formation et assimilés :

Echelles 1 2 3 4 5
Catégories

E 350 355 360 356 370
D 400 405 410 415 420
C 450 455 460 465 470
B 500 505 510 515 520
A 550 555 560 565 570
Se retrouvent dans ces catégories tous les cadres occupant des fonctions hiérarchiquement plus élevées soit que leur situation leur confère un commandement sur plusieurs cadres, soit que leur situation exige une valeur technique et une responsabilité plus étendue.

Agents de formation et assimilés :

Echelles 1 2 3 4 5
Catégories

E 250 255 260 265 270
D 300 305 310 315 320
C 350 355 360 365 370
B 400 405 410 415 420
A 450 455 460 464 470
Se trouve dans ces catégories tout le personnel technique d’exécution et qui ont fait la preuve de leur capacité dans leur poste de travail.
Personnel de soutien :

Echelles 1 2 3 4 5
Catégories

E 50 55 60 65 70
D 100 105 110 115 120
C 150 155 160 165 170
B 200 205 210 215 220
A 250 255 260 265 270

Se retrouvent dans ces catégories tous les employés tenant l’un des emplois ci-après ou analogue :

– Gardien
– Chauffeur
– Planton
– Logisticien
– Maintenance et employé durant les trois premiers mois d’embauche
– Travailleurs accomplissant des travaux d’exécution simple nécessitant une formation technique appropriée ou une pratique minimale
– Secrétaire tenant un poste de travail nécessitant une pratique suffisante
– Travailleurs ayant une pratique suffisante
– Caissière ayant une pratique suffisante.

5. Primes et indemnités :

Diverses primes :

– Responsabilité
– Logement
– Cherté de vie
– Transport
– Autres indemnités.

Sont accordés au personnel en fonction de la législation en vigueur en République de Guinée et des dispositions du CENAFOD. Ces primes et indemnités sont fixées par le Directeur Exécutif en concertation avec le responsable du service administratif et financier.

Des primes exceptionnelles pourraient être accordées par le Directeur Exécutif en fonction des rendements et engagements de l’employé. Un complément familial d’un montant de 10.000 GNF par enfant/mois est accordé aux chefs de famille ayant des enfants en charge.

6. Modalités de paiement des salaires :
Le salaire est payable pour tous les employés mensuellement et à terme. Cependant, une avance sur salaire peut être consentie à partir du 15 du mois par le Directeur Exécutif dans la limite de 50% après déduction des retenus légaux.

7. Autres avantages sociaux :
Le personnel permanent du CENAFOD est affilié au régime de la CNSS. A ce titre, les employés bénéficient des allocations familiales pour ceux qui ont des enfants à charge et sont mariés légalement ; de l’indemnité journalière pour la femme salariée en couche, des prestations en nature et en espèces en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle, de l’assurance maladie, des pensions de vieillesse, d’invalidité maladie, du décès du soutien de la famille et du régime de retraite.

N° Classification Lieu et type (en nombre de points)
Conakry Villes de l’intérieur
Logement Transport Vie chère Logement Transport Vie chère
1 Cadre de formation et assimilés 100 50 50 75 25 50
2 Agents de formation et assimilés 100 65 65 65 35 65
3 Personnel de soutien :
– Secrétaire, documentaliste, logisticien, graphiste.
– Chauffeur
– Gardien.
130

100
40
70

40
20
80

40
40
100

100
40
50

40
20
100

40
40

L’établissement de la paie du personnel comprend les étapes suivantes :
– l’établissement des bulletins de salaire
– le paiement des salaires calculés
– la déclaration et le paiement de la retenue et de la part patronale au titre de la cotisation à la CNSS pour le cas des employés de l’organisation,
– la déclaration et le paiement de la retenue au titre du RTS (Retenues sur Traitements et salaires) pour le cas des employés
– le reversement de toute autre retenue effectuée pour compte de tiers
– la déclaration annuelle des revenus salariaux
Pour tout salaire versé, un bulletin en double exemplaire est établi dont un est remis au travailleur et l’autre copie reste à la comptabilité.

8. La promotion du travailleur
Par définition, la promotion est l’accession d’un travailleur à un niveau supérieur entraînant une augmentation de sa rémunération.
Le CENAFOD est le seul juge de l’opportunité de la promotion des travailleurs. Toutefois, il est tenu de respecter les règles fixées par la convention collective.

En règle générale, la procédure de promotion suit les étapes suivantes :
– évaluation des compétences du travailleur
– opportunité de la promotion
– proposition du personnel à la promotion
– décision du Directeur Exécutif
– notification au travailleur
– mise à jour du dossier du personnel.
Une commission ad hoc peut être instituée pour conduire cette procédure pour garantir son impartialité. Elle doit prendre en compte l’avis motif du superviseur direct du travailleur proposé à la promotion.

La notification doit, clairement, préciser le nouveau statut du travailleur, de même que les conséquences professionnelles et pécuniaires que la promotion entraîne.

9. La mutation du travailleur
La mutation est l’affectation d’un travailleur à un autre poste de travail ou à un autre lieu de travail.
Les conditions de changement de lieu de travail devront être prévues dans le contrat de travail. Elle peut intervenir dans différentes circonstances. Le changement peut être à l’instigation de l’employeur ou bien à la demande du travailleur ou encore par le médecin du travail.
Démarche à suivre :
– à l’instigation de l’employeur :
Le Directeur exécutif ou sont représentant établi une note de service avec copie au récipiendaire et au service administratif et financier. La note doit préciser : (i) le lieu de mutation, (ii) le poste à occuper et (iii) la date de prise de service.

– à la demande du travailleur :
Une demande de mutation adressée au superviseur direct. Elle doit préciser : (i) les motifs de la demande de mutation et (ii) le lieu de mutation.

10. Passation de service
En cas de départ définitif, de mutation ou d’absence de longue durée (un mois pour les employés, trois mois pour les cadres et assimiles), l’employé titulaire du poste doit effectuer une passation de service avec son remplaçant ou la personne désignée par le CENAFOD.
Démarche à suivre :
La passation de service doit faire ressortir les éléments essentiels suivants:
– La situation des réalisations des activités des objectifs à atteindre
– La situation administrative et financière
– Les instances, problèmes en cours et leur niveau de réalisation actuelle
– La situation détaillée et complète du matériel et équipement détenus par l’agent ou placés sous sa responsabilité.
– Il devra être signé des deux parties ainsi que par le superviseur des deux agents s’ils sont tous agents de l’organisation.

11. Rupture de Contrat du travail :
La procédure s’applique à l’occasion de la rupture d’un contrat de travail signé avec un agent.La rupture des contrats de travail conclus entre le CENFAOD et un employé peut être motivée par l’une des causes ci-après : (1) l’expiration du contrat, (2) la démission ou l’abandon de poste par l’agent, (3) le licenciement, (4) le décès de l’agent, (5) le départ à la retraite, (6) maladie prolongée affectant le fonctionnement de l’organisation, (7) arrêt prolongé de financement d’un projet.
Expiration du contrat :
– Le contrat du personnel (temporaire) engagé pour des fins de mise en œuvre d’un projet prend immédiatement fin à la date de clôture du projet.

La résiliation d’un contrat :
– La résiliation d’un contrat peut intervenir pour des raisons diverses par exemple au cours de la période d’essai ou en cas de faute lourde, en cas d’incompétence avérée ou en cas de décès de l’agent.
– La partie qui prend l’initiative de la rupture, doit aviser le co-contractant par une lettre précisant et conformément aux clauses de résiliation du contrat.
– Au moment de son départ du CENAFOD, l’agent doit remettre au CENAFOD tous les biens et matériels mis à sa disposition.
– En tout état de cause, l’agent ne sera libre de tout engagement vis à vis du CENAFOD qu’au moment où il lui sera remis son certificat de travail et un reçu pour solde de tout compte. Ceci est conditionné par la remise au CENAFOD de tous les biens et produits détenus par l’agent.

La démission ou l’abandon de poste :
– Toute absence non justifiée d’une durée supérieure ou égale à dix (10) jours est assimilée à un abandon de poste.
– L’agent a la possibilité de donner sa démission sous réserve du respect de l’obligation du préavis.
– Lorsqu’un agent démissionne de son emploi sans respect du préavis, ou abandonne son poste de travail, le CENAFOD se réserve le droit de réclamer à l’intéressé l’indemnité compensatrice de préavis, ou de l’assigner en justice pour réparation du préjudice qui résulterait de cette démission ou de cet abandon de poste.

Le licenciement :
– Les droits de licenciement d’un agent ou travailleur du CENAFOD seront calculés conformément aux dispositions de la Convention collective interprofessionnelle. Le Directeur Exécutif du CENAFOD doit donner son avis sur toute initiative de rupture de contrat provenant des Délégués régionaux.

Le décès de l’agent :
– En cas de décès d’un agent, le salaire de présence, et les indemnités de toutes natures acquises à la date du décès reviennent de plein droit à ses héritiers désignés au vivant de l’employé.
Suspension du contrat : En cas d’interruption de financement atteignant un mois (30 jours) dans un projet, le contrat est immédiatement suspendu.
NB : Aucun paiement de salaire ne peut être effectué dans un projet s’il n’y a pas de résultats. Les salaires dans les projets sont payés en fonction des résultats. Pas de résultat, pas de salaire.

Important :
Rappelons que le Code de travail permet à l’employeur de mettre fin au contrat du travail unilatéralement, et à tout moment par le licenciement, pourvu qu’il donne un préavis par écrit. L’employeur qui notifie par écrit son licenciement à un employé, se présente comme l’auteur de la rupture de contrat de travail. Il prononce en général cette sanction suprême dès la constatation d’une faute lourde, ou à la suite de répétition intentionnelle d’actes susceptibles de troubler la marche de l’association.

La faute lourde est celle où on peut constater une relation évidente entre la nature de la faute et son ampleur, sa répercussion sur le travail et sur l’exécution du contrat de travail, ou en cas de perte de confiance totale envers l’employé.
Exemples :
– Détournement de fonds sur des recettes ou détournement de matériels,
– Sortie en fraude de matériels du magasin,
– Départ anticipé en congé contre l’avis de l’employeur,
– Détournement ou divulgation d’informations touchant l’établissement,
– Manque de respect d’une décision de la hiérarchie ou du Directeur Exécutif,
– Endettement auprès de tiers sans l’accord préalable écrit du Directeur Exécutif.

En cas de faute grave, l’employeur n’est plus dans l’obligation de donner un préavis, ni de verser l’indemnité compensatrice de préavis, ni d’indemnité de licenciement.
Par contre, l’indemnité compensatrice de congé est due ainsi que le 13ième mois au prorata.
Aussi, il faut noter que le licenciement peut intervenir pour d’autres causes de moins, grande gravité. Dans ces cas là, l’indemnité compensatrice de préavis est due, de même que l’indemnité de licenciement.

Les causes suivantes :

– Insuffisance professionnelle prouvée,
– Qualité de travail fourni,
– Inaptitude physique ou mentale entraînant l’incapacité permanente d’exercer un travail,
– Cas de force majeur,
– Absences répétées pour maladies,
– L’incompatibilité d’humeur,
– Pour cause économique après accord de l’inspection de travail.

12. Les congés et absences autorisées
1. Les congés et durée de congés
Le travailleur bénéficie des divers congés réglementés par le Code du travail en République de Guinée ainsi que la loi relative à l’institution des fêtes légales en République de Guinée.
Le droit au congé annuel payé est acquis après une durée de service effectif égale à onze (11) mois.
La durée du congé payé est de deux jours et demi (2,5) ouvrables par mois de service effectif.
Le renoncement à tout ou partie des congés n’est pas admis. Toutefois pour des nécessités de service, l’agent peut être amené à différer son départ en congé ou à fractionner la prise de son congé.

2. Absence autorisée non prise en compte pour le calcul de la durée
Pour le calcul des droits aux congés, les absences suivantes ne sont pas prises en compte ou sont considérées comme des périodes de service effectif :
 Absence pour maladies dûment constatées dans
la limite de suspension de contrat 6 mois
 Mariage du travailleur 2 jours
 Maternité 1 mois
 Naissance d’un enfant 2 jours
 Mariage d’un enfant, d’un frère ou d’une sœur 1 jour
 Décès du conjoint 5 jours
 Décès d’un enfant, du père ou de la mère 5 jours
 Décès d’un parent (sœur, beau-père ou belle-mère) 2 jours
Lorsqu’un des événements ci-dessus nécessite le déplacement du travailleur de son lieu d’emploi, l’employeur peut accorder des jours calendaires supplémentaires de congé de délai de route non rémunérés dans la limite de 3 jours.
Par contre,
– Les absences non autorisées
– Les absences exceptionnelles autorisées mais entraînant le retrait de salaire
– Les mises à pied.
Ne sont pas considérées comme des périodes de service effectif pour le calcul des droits aux congés.

3. Allocation de congé
Elle est calculée sur la base du salaire du mois précédant le départ en congé moins les primes de transport et de carburant.
4. Congés de maternité
En conformité avec le Code du travail et l’arrêté d’application No 1392/MASE/DNTLS/90, un congé de maternité de 6 semaines avant l’accouchement et 8 semaines après est accordé à l’employée. Pendant cette période, le contrat de travail est suspendu et la femme perçoit une indemnité compensatrice payée par la CNSS et égale à la moitié de son salaire.
5. Congés de maladie
Toute absence du travail ayant une origine médicale prouvée entraîne la suspension et la rupture du contrat de travail. Le mot « maladie«  est entendu au sens large de l’incapacité de travail survenant pour raison de santé, qu’il s’agisse d’une maladie proprement dite, bénigne ou grave, des suites d’un accident corporel ou de la nécessité de subir une opération chirurgicale. Notification de la maladie à l’employeur : Certificat d’arrêt de travail.
L’employé doit informer dans les 3 jours qui suivent, des motifs de son absence par les moyens de son choix ; et se doit de fournir un certificat médical d’arrêt de travail dans un délai maximum de 8 jours. Sinon le contrat de travail peut être rompu pour constat d’abandon de poste, et dans ce cas l’employé serait déchu de ses droits.
La prolongation de la maladie au-delà du terme prévu dans le premier certificat nécessite un nouveau certificat d’arrêt de travail.
La démarche à suivre :

– Le Responsable Administratif et Financier établi le planning des congés au mois de Juin,
– Le planning est transmis au Directeur Exécutif pour avis,
– Le planning est ensuite affiché dans chaque bureau,
– A chaque départ en congés, une autorisation de prise de congés signée par le Directeur Exécutif est remise (à l’employé) à l’agent. Une copie de cette autorisation est classée dans son dossier,
NB : Pour les employés des Délégations, le processus est géré par le Délégué Régional, mandaté à cet effet.

6. Evaluation du personnel :
La procédure s’applique à tout le personnel sans exception et à une période donnée de l’année.
Les critères de notation sont :
1. la capacité d’initiative,
2. les résultats obtenus par rapport aux objectifs,
3. l’assiduité,
4. la qualité de travail,
5. le respect de la hiérarchie,
6. l’esprit d’équipe et d’innovation,
7. la capacité de mobilisation des ressources financières,
8. le respect accordé aux clauses contractuelles.
NB :Les évaluations sont faites annuellement notamment au mois de décembre. Chaque agent est évalué par son supérieur hiérarchique sur la base des critères ci-dessus.
A la fin de l’exercice au niveau des services, les résultats sont immédiatement transmis au Directeur Exécutif pour des sanctions (positives ou négatives).
En plus de cette évaluation annuelle, il est prévu d’effectuer des évaluations mensuelles afin de favoriser le contrôle interne des activités réalisées par chaque employé.

8. Les sanctions disciplinaires :
Avertissement oral et écrit :
La mise en garde orale et répétée aboutit à l’avertissement écrit si l’employé n’a pas su modifier son attitude au travail. Cette mise en garde indique clairement les faits qui sont reprochés à l’employé, l’intéressé peut se faire assister au moment où il est entendu, et avant la remise de l’avertissement écrit par un membre du personnel de préférence un supérieur hiérarchique.
Il peut présenter des explications orales et écrites. La copie de l’avertissement est envoyée par l’employeur à l’Inspection du travail.
En cas de récidive, un avertissement précédant datant de moins de six mois peut être invoquer pour aggraver la sanction. La suppression du salaire pendant les absences injustifiées et par manque de résultats produits par un travailleur n’est pas considérée comme étant une sanction disciplinaire.

La mise à pied temporaire sans salaire :
Elle est notifiée à l’employé après l’avoir entendu. Elle fait état des précédents avertissements écrits et des motifs cumulés qui les ont motivés. Une copie de cette notification et des explications sont adressées à l’Inspection du travail.
En cas de récidive, une mise à pied de 1 à 3 jours peut être invoquée pendant 6 mois pour justifier un licenciement. Les mises à pied de 4 à 8 jours peuvent être invoquées pendant 8 mois.

2.4.2.2 Missions.
La nature de toutes les missions à réaliser par les cadres, agents et partenaires pour le compte du CENAFOD n’est pas décrite. Mais, ce manuel propose simplement une procédure qui décline le mode de paiement des frais de mission et les personnes ayant des responsabilités dans le processus de gestion d’une mission.

Les personnes impliquées dans l’organisation et la gestion d’une mission sont : le Secrétariat de direction aussi bien dans les Délégations qu’à la direction exécutive (préparation de l’ordre de mission) ; le gestionnaire de bureau (pour l’évaluation et la mobilisation des moyens de déplacement) ; le ou la comptable (pour les frais de mission) ; le Délégué et/ou le Directeur Exécutif (pour la signature de l’ordre de mission et l’autorisation de paiement des frais).

Les ordres de mission sont signés par la personne (physique ou morale) qui reçoit les missionnaires. Avant la signature de l’ordre de mission, il sera clairement indiqué par celle-ci la date d’arrivée et de départ. Autrement dit, les ordres de mission doivent être contre signés à destination par l’organisation qui reçoit la mission. Aucun employé n’est autorisé à se déplacer au nom de l’ONG sans un ordre de mission établie.
Les frais de mission comprennent : les perdiems et les frais de transport (carburant et lubrifiant).
Les tarifs retenus par le CENAFOD sont :

Liaisons diverses Montant en GNF Bénéficiaires
Conakry – Chefs lieux des régions adm. 50. 000 Cette mesure s’applique à toute personne en mission officielle du CENAFOD.
Chefs lieux des régions adm. – Conakry 50.000
Conakry – Chefs lieux des Préfectures 40.000
Conakry – Chefs lieux des Sous- préfectures 40.000
Préfecture – Préfecture – Sous préfecture 15.000
NB : Pour le transport et les déplacements, il est prévu 15 litres au 100 km et 5 litres au 10 km pour les motos. Ceci, en fonction des frais de transport indiqués par le syndicat des transporteurs.

Cependant, il faut noter que certains employés temporaires (à durée déterminée) échappent à ces principes à cause des exigences de certains partenaires financier, dans ce cas les règles de gestion du partenaire financier leur seront appliquées.

Il est à retenir que :

– Le CENAFOD payera le montant total pour les missions de 24 heures en dehors du lieu de travail, qui nécessitent de passer la nuit.
– La quantité de carburant est fonction de la distance à parcourir et de la consommation du véhicule.
– Au plus tard 7 jours après le retour de la mission, le Chef de mission rédige un rapport de mission qu’il signe et dépose avec l’ordre de mission visé.
– Une copie du rapport de mission est conservée au Secrétariat et auprès du Supérieur hiérarchique après exploitation. Le Comptable conserve l’ordre de mission pour exploitation comptable.

Le mode d’organisation et de gestion de la mission repose sur les points ci-après : (a) Elaboration des TDR ; (b) Préparation de l’ordre de mission ; (c) Signature de l’ordre de mission ; (d) Préparation et approbation du budget de la mission ; (e) Paiement des frais de mission et/ou des avances ; (f) Rédaction du rapport de mission (retour de mission) ; (g) Enregistrement du rapport de mission ; (h) Appréciation du rapport de mission et ; (i) Justification de fonds reçus.
L’ordre de mission comporte : (1) N° de l’ordre de mission ;(2) Nom, prénoms et fonction du chef de mission ;(3) Lieu de la mission ;(4) Dates de départ et de retour ;(5) Motif ;(6) N° du véhicule ;(7) Nom et prénoms du chauffeur ;(8) Noms et prénoms des personnes à bord ; (9) Date de signature de l’ordre de mission.

TROISIEMENT III PARTIE : PROCEDURE DE GESTION FINANCIERE
Chapitre 3.1 Gestion des achats de biens

3.1.1 Les achats
La fonction ACHATS exige en général qu’un service spécialisé en assure la gestion par le contact avec les fournisseurs dans le but de pourvoir aux besoins des services par des articles acquis aux meilleures conditions de qualité, délai de livraison, prix , paiement et service après vente.

Le Responsable Administratif et Financier s’occupe des achats sous la responsabilité du Directeur Exécutif. Pour ce faire, il doit :
– connaître les besoins des différents services, en temps utile,
– trouver les fournisseurs,
– passer les commandes et suivre leur exécution.

Les principes de gestion :
– Achats par voie d’appel d’offres (Passation des marchés) :Les achats par appel d’offres se feront conformément aux directives des différents partenaires.
– Autres achats :
– Le Gestionnaire de bureau est saisi des demandes d’achat (D/A) émises par les différents délégués régionaux et/ou les chefs de projets et programmes.
– Afin d’obtenir des prix compétitifs, tout achat d’un montant supérieur ou égal à 1.500.000 FG sera effectué sur la base d’une consultation d’au moins trois fournisseurs.
– Tout achat de montant supérieur ou égal à 200 000 FG fera l’objet d’un Bon d’achat.
– Toutes les D/A sont centralisées au niveau du gestionnaire du bureau.
– Le Gestionnaire de bureau dispose d’un carnet de bons de commande (B/C) pré numéroté en triple exemplaire : original, exemplaire « retour » (à retourner par le fournisseur avec la facture),
– souche.
– Le Gestionnaire de bureau suit la commande jusqu’à la livraison par le fournisseur.
– Pour le suivi du délai de livraison le Gestionnaire de bureau effectue les relances écrites signées par le Directeur Exécutif. En cas de retard, il prend avec le service utilisateur et le fournisseur les dispositions (livraisons fractionnées) propres à amortir les inconvénients de l’aléa.
NB : La procédure s’applique chaque fois qu’une Demande d’Achat(D/A) est émise.

L’essentiel de l’opération portera sur :
1. la préparation d’une D/A
2. la valorisation de la D/A
3. le visa du RAF
4. l’accord du Directeur Exécutif
5. l’établissement du bon de commande B/C
6. la signature du B/C
7. la ventilation des documents.

Dans la pratique, la démarche doit obéir aux étapes ci-après :

 Préparation de la D/A : A faire par l’initiateur de la demande.
– Remplit une D/A en précisant : (i) le numéro de la demande, (ii) le service, (iii) la date, (iv) la description des articles demandés, (v) les quantités, (vi) signe la D/A, (vii) transmet la D/A au Comptable.

 Valorisation de la D/A : A faire par le Gestionnaire de bureau.
– Consulte le fichier des fournisseurs agréés contenant les fiches de prix des articles ou obtient les factures pro forma auprès des fournisseurs agréés,
– Valorise la D/A en inscrivant les prix des articles ou des services demandés,
– Vise la D/A,
– Transmet au RAF pour visa.

 Visa du DAF : A faire par le RAF.
– Approuve la D/A en la visant,
– Transmet les documents au Directeur Exécutif pour accord.

 Accord du Directeur Exécutif de l’organisation
– Donne son accord en signant la D/A.

 Etablissement du Bon de Commande (B/C) : A faire par le Gestionnaire de bureau.
– Etablit le B/C,
– Transmet le B/C au DAF pour signature.

 Signature du B/C : A faire par le Directeur Exécutif.
– Signe le B/C.

 Ventilation des documents : A faire le Gestionnaire de bureau et le Comptable.
– Enregistrement et conservation des pièces.
Chapitre 3.2 Gestion des stocks
La procédure de gestions des stocks se situe la où commence et finit la procédure des achats des biens fongibles. Elle déclenche la procédure de lancement des commandes, gère les réceptions de commandes, l’entreposage et les sorties de stocks en magasins.

Elle répond à trois préoccupations essentielles :
– maintenir, pour chaque article, un niveau de stock permettant d’assurer, dans les meilleures conditions, l’exécution des activités de l’organisation ;
– dégager les éléments et les paramètres autorisant les actions de réapprovisionnement et de contrôle des stocks ;
– donner les moyens d’assurer un contrôle physique périodique des stocks correspondants.

Elle est également désignée sous le terme ‘’comptabilité matières ».
La gestion des stocks est, en général, confiée aux magasiniers.

Les stocks sont des biens acquis par l’organisation et qui sont destinés à être consommés par elle ou à être vendu. Il s’agit, en général, de biens qui sont détruits dès leur première consommation.

3.2.1 Catégorie de stocks
Les stocks peuvent être classés selon plusieurs critères :

Selon la nature :
– les fournitures de bureau
– les produits chimiques
– les semences
– les produits de consommation
– les pièces de rechange des véhicules, des outillages,
– etc.…

Selon leur durée de conservation :
– les stocks périssables
– les stocks non périssables

On en déduit que les stocks peuvent être classés aussi :
– par famille,
– par groupe significatif.
Il importe seulement que le critère de classement retenu corresponde à un besoin réel.

Les principes de gestion :
La gestion des stocks exige la disponibilité d’outils et d’équipements nécessaires à la mise en œuvre des stocks en entrepôt. Ces outils comprennent :
– la terminologie ;
– la codification des articles ;
– les unités de mesure ;
– les magasins ;
– les supports de gestion des stocks.

3.2.2 La terminologie
Il n’est pas possible de gérer des articles sans une terminologie homogène des articles. Des articles identiques ne doivent pas porter des noms différents :
Exemples :
– un interrupteur ou un va-et-vient
– un manchon ou un mamelon.
L’homogénéisation de la terminologie consiste donc à désigner les articles identiques par le même nom :
– pneu 175 x 14
– papier extra strong A4
etc.…

3.2.3 La codification des articles
L’article est la composante d’un stock en magasin. Les articles peuvent être regroupés en familles ou en groupes.
La codification des articles consiste :
– à déterminer une classification par regroupement des articles
– à définir des numéros significatifs
– à rattacher chaque article à un regroupement
– à affecter a chaque article un numéro spécifique.
La nomenclature est donc l’ensemble des listes d’articles codifiés.

3.2.4 Les unités de mesure
Les articles en stocks doivent être gérés selon des quantités homogènes; la plus petite quantité susceptible d’être mouvementée est l’unité de mesure. En général, l’unité de mesure est l’unité de sortie de stock.

Exemples :
– une rame de feuilles format A4
– un litre de gasoil
– une boite de 12 marqueurs
– un sac de 50kg.

Les entrées en stocks doivent obligatoirement être constatées selon cette unité de mesure.

3.2.5 Les magasins
Les stocks sont gérés dans des magasins.

Les principes de gestion :
Gérer des stocks nécessite la mise en œuvre de supports uniformisés de gestion de stocks. Ces supports comprennent :
– la demande d’approvisionnement (DA) ou réquisition ;
– le bon de sortie de stocks (ou de livraison du magasinier) ;
– le bon d’entrée en stock ;
– les mises au rebut ;
– les bons de retour ;
– les fiches de stocks ;
– les fiches d’inventaire.

Les mentions obligatoires du bon d’entrée
Le bon d’entrée doit comporter les mentions suivantes :
– la date d’entrée en stocks
– la nomenclature des articles reçus
– la désignation des articles
– les quantités reçues
– le nom du fournisseur
– les références du bordereau du fournisseur.

Les mentions obligatoires de la de la réquisition DA sont les suivantes :
– le nom du service demandeur
– le nom du requérant
– la désignation des articles
– la nomenclature des articles
– les quantités désirées
– l’unité de mesure
– le lieu et la date de livraison souhaitée.

Les mentions obligatoires du bon de sortie (BS) ou bon de livraison (BL) sont les suivantes :
– le nom du service demandeur
– le nom et l’adresse du destinataire
– la désignation des articles
– la nomenclature des articles
– les quantités désirées
– l’unité de mesure
– le lieu et la date de livraison
– les références du bon de commande
– la signature du magasinier expéditeur
– la signature du livreur
– la signature du destinataire.

Cas particulier des stocks non disponibles
Par contre, si les quantités demandées ne sont pas disponibles, le magasinier transmet la demande d’approvisionnement (DA) au service chargé des achats qui déclenche la procédure d’achats (cf. procédures des achats).

3.2.6 Les inventaires de stocks

1. La périodicité des inventaires
Le gestionnaire de bureau doit tenir une fiche de stock par article géré en stock. Si chaque fiche est régulièrement et correctement tenue, il est possible de disposer à tout moment d’une situation théorique des stocks en magasin.

En règle générale, l’inventaire physique d’un article doit être effectué au moins une fois par an ; mais rien n’interdit d’en effectuer plus.

2. La préparation des inventaires
Les inventaires annuels doivent être suffisamment bien préparés avant les prises d’inventaires. En particulier, toutes les fiches d’inventaires doivent être mises à jour et arrêtées pour mettre en évidence les stocks théoriques dans chaque magasin.

Le gestionnaire de bureau doit :
– ranger les stocks
– inscrire les quantités théoriques selon ses registres
– séparer les stocks obsolètes ou impropres à la consommation
– isoler les stocks confiés.

Un planning des inventaires doit être établi et communiqué dans les délais suffisants.

Des fiches (ou formulaires) d’inventaire doivent être préparées à cet effet et comportant les mentions suivantes :
– le lieu d’inventaire ;
– la date d’inventaire ;
– la nomenclature des articles ;
– la désignation des articles ;
– les unités de comptage ou de mesure ;
– les quantités comptées ;
– une colonne réservée aux reports des quantités théoriques figurant sur les fiches de stocks ;
– une colonne réservée à la détermination des écarts ;
– les observations sur la qualité de l’article ;
– les signatures des personnes intervenant dans la prise d’inventaire.

3. L’inventaire physique
Pour l’exécution des inventaires les membres des équipes d’inventaire constituées à cet effet, se muniront des fiches d’inventaires décrites ci-dessus pour procéder au comptage.

L’inventaire physique consiste :
– à compter chaque article en stock et à reporter les quantités sur les fiches d’inventaire ;
– à remplir toutes les zones prévues sur la fiche sauf celle des quantités théoriques qui aura été remplie avant l’inventaire ou le sera après l’inventaire ;
– Les membres des équipes doivent viser toutes les fiches d’inventaires immédiatement à la fin des comptages ;

Un procès-verbal est établi et signé par les membres des équipes de comptages et contresigne par le gestionnaire de bureau.
Ces procès-verbaux sont communiqués au Directeur Exécutif ou à son représentant pour décision éventuelle à prendre, en particulier, dans les cas de manquants importants constatés lors des inventaires.

4. Les mises au rebut
– Tout article en stock détérioré ou impropre à la consommation et constaté au moment de l’inventaire ou signale par le gestionnaire de bureau doit faire l’objet de la procédure de mise au rebut et procéder à la destruction.

La sortie exceptionnelle de stock doit être constatée par un bon de mise au rebut.
Le bon de mise au rebut comporte les mentions suivantes :
– la date de mise au rebut
– la nomenclature de l’article concerne
– la désignation de l’article
– les quantités
– les unités de mesure
– le motif de la mise au rebut
– les observations éventuelles.

Ce bon de mise en rebut est soumis à l’approbation du responsable des services financiers et classé dans un chrono.

Chapitre 3.3 Entretien des équipements et du matériel.s commandes

OBJET :Entretien et Réparation des équipements et du matériel roulant.
La procédure est appliquée pour les services relatifs à l’entretien et à la réparation des équipements et du matériel roulant du CENAFOD.

Règles de gestion :
– Un ou des contrat (s) de maintenance est (sont) signé (s) avec un prestataire de la place pour la maintenance et la réparation des équipements de bureau (ordinateurs, photocopieurs, climatiseurs, ventilateur, etc.).
– Le gestionnaire de bureaux ou le RAF fait jouer la concurrence pour obtenir les meilleures prestations au moindre coût.
– Dans le cas où il est nécessaire d’acheter des pièces détachées chez un fournisseur autre que le prestataire, la procédure d’achat par bon de commande doit être utilisée.

Les opérations seront alimentées par :
1. la préparation D/R
2. l’établissement du devis des travaux
3. l’accord du Directeur Exécutif de organisation
4. l’établissement du B/C ou du contrat
5. le suivi de l’exécution des travaux
6. l’évaluation portera sur les normes exigées par le contrat.
3.3.1Prestation de Services
L’acquisition de service au CENAFOD suit les procédures suivantes :
1. Recrutement de Consultants ou Cabinet ou Prestataire
Recruter un consultant individuel ou un cabinet pour une prestation de consultation respecte des procédures du CENAFDO et de la législation Guinéenne.

La procédure s’applique pour le recrutement de tout consultant ou cabinet d’études ou de prestation.

La règle de gestion :
– Le recrutement de tout consultant, cabinet ou prestataire nécessite l’approbation au préalable du Directeur Exécutif.
– Une fois la nécessité de recrutement établie, procéder à la recherche d’un minimum de trois candidats valables.
– Le recrutement de consultants pour des travaux techniques nécessite également la soumission du formulaire du CENAFOD, pour permettre de déterminer un taux journalier raisonnable ou justifier le taux journalier proposé.
– Les contrats sont gérés par le Service Administratif qui assure la responsabilité de la gestion des dossiers des consultants ou des cabinets de consultant.
Ce Dossier comprend :
– Le contrat,
– Les termes de référence – personnel
– Les cahiers de charge
– La facture pour services fournis
– La fiche de service / rapport d’étude
– La fiche de gestion du temps de travail personnel technique ou des partenaires
– La fiche de gestion du temps de travail consultants
– La facture pour paiement de services (consultants)
– Etc.

QUATRIEME PARTIE : GESTION FINANCIERE
Chapitre 4.1 Gestion de la Trésorerie

4.1.1 Au sein des Délégations Régionales :
Il sera ouvert un compte bancaire pour chaque délégation régionale. Ces comptes seront alimentés à partir des prestations de services réalisées chaque délégation et par les fonds des projets des partenaires.
Les fonds issus des prestations sur ces comptes serviront au fonctionnement des délégations régionales et à la conduite des missions au niveau terrain.
L’alimentation des comptes bancaires des délégations est effectuée par transfert bancaire par la Direction Exécutivesur la base de budgets de fonctionnement établis sur une période couvrant trois mois.
Les fonds envoyés aux délégations par le siège sont considérés comme étant des prêts qui doivent être remboursés par la délégation bénéficiaire. Aucune dépense ne doit être effectuée sans l’accord préalable du Directeur Exécutif du CENAFOD.
NB : A la fin de chaque trimestre, un rapport financier est rédigé par la Délégation et envoyé au RAF du siège.

Le rapport financier se compose des éléments ci-après :
– Le tableau de trésorerie
– L’état de rapprochement
– La copie du livre de caisse
– La copie du contrôle de caisse effectué à la fin du mois
– La copie du livre de banque
– Un état détaillé des avances
– La liste des dépenses du mois regroupées par ligne budgétaire
– Le tableau d’analyse du budget périodique par rapport aux dépenses
– Le tableau d’analyse du budget global par rapport au cumul des dépenses de la période
– Une note explicative est rédigée, si le Délégué Régional la jugent nécessaire pour expliquer une situation particulière.

4.1.2 Au sein de la Direction Exécutive du CENAFOD

L’objectif visé est d’Approvisionner la caisse pour assurer son fonctionnement de façon régulière.
La procédure est applicable dès que le niveau des fonds en caisse atteint 100.000 FG.

Principes à observer :

– Un arrêté de la caisse est effectué avant tout réapprovisionnement par le Comptable.
– La caisse est réapprovisionnée à concurrence du montant des dépenses justifiées et des prévisions de dépenses dans la limite du plafond autorisé.
– La procédure est déclenchée par le Comptable à partir de la situation journalière de caisse.
– La caisse est approvisionnée dans la limite de 500.000 FG (sauf cas exceptionnel).

Les opérations obligatoires sont :

1. Arrêté de la caisse
2. Contrôle de la caisse par (le RAF ou le Coordonnateur)
3. Etablissement du chèque
4. Signature du chèque
5. Encaissement et enregistrement.

4.1.3 Paiement des factures par banque
L’objectif visé est de régler les factures en contrepartie des fournitures livrées ou des prestations commandées par le CENAFOD.
La procédure s’applique aux règlements de factures par chèque ou par ordre de virement.

Principes à observer :

– Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire.
– Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d’un bon de commande et d’un bon de livraison et doivent porter le cachet «bon à payer».
– Les factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats correspondants.
– Le Comptable ou le gestionnaire de bureau prépare les bordereaux de remise de chèque en trois (3) exemplaires :(i) l’original signé par le bénéficiaire est joint à la facture ; (ii) le duplicata accompagne le chèque ; (iii) le triplicata reste en souche
– Toute facture réglée porte le cachet de paiement.

Les opérations obligatoires sont : (i) faire le point des factures en instance ; (ii) l’accord du Directeur Exécutif ; (iii) Etablissement des chèques ; (iv) Signature des chèques et ; (v) paiement des fournisseurs.

QUELQUES OUTILS D’ACCOMPAGNEMENT ET
ATTRIBUTIONS DES ACTEURS CLES DU CENAFOD
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